Vad är E-handel? Kopplingar mellan EDI och BPR
Det finns för närvarande inte någon knivskarp definition av e-handel, men den allmänna uppfattningen är att man använder elektroniska hjälpmedel när man handlar, istället för de traditionella pappersbaserade dokument såsom beställnigsorder, kvitto eller fakturor etc. De elektroniska hjälpmedeln kan vara databaser och datorer som är kopplade till varandra via ett nät som t ex Internet, elektronisk post, streckkoder, EDI etc. Elektronisk handel sker då på en elektronisk handelsplattform via något sorts datornät utöver de vanliga kommunikationsverktygen som telefon, fax och post, där främsta syftet är snabba och direkta kontakter mellan köpare och säljare. Alla steg som ingår i en transaktion utförs elektroniskt, dvs med hjälp av datorer i någon sorts nät, utan eller med minsta möjliga mängd pappersdokument.
Det finns flera sätt att göra affärer elektroniskt. Nedan följer några exempel på dessa metoder:
· Klient-server eller Intranet lösningar: Den första innebär att en server eller flera uppkopplade servrar samlar upp sina "klienter" kring ett enda nät och förser dem med all information de behöver. En server kan vara en PC, en local server eller en stordator. Den andra innebär i princip samma sak som Internet, fast internt som begränsad till en enda företags- eller koncernmiljö och skiljt från övriga delen av det globala nätet. Många företag har redan sina klient-server eller intranetlösningar för intern kommunikation och information- och varuutbyte. Fördelen med båda dessa system är att företaget har en total kontroll och översyn över sin information och innehållet i sina databaser, vilket innebär en hög säkerhet för själva företaget: Känsliga uppgifter undanhålls från konkurrenterna. Nackdelen är att informations- och varubyte begränsas till företagets filialer eller koncernens dotterbolag. Numera pratar man också om "Extranet", en variant av intranet som utsträcks till en eller flera externa parter.
· EDI är en av de äldsta och mest beprövade formerna av elektronisk handel som förekommer ofta inom industrin, transport och detaljhandeln.
· EDA, Elektronic Data Access: syftar till direktuppkoppling till ett annat företags databas. Det kallas även "on-line kommunikation". Det innebär helt enkelt att ett företag som levererar produkter eller tjänster gör delar av innehållet i sitt datorsystem tillgängligt för sina kunder. För den som använder den här metoden för att kommunicera med sina kunder finns två valmöjligheter: Antingen ringer kunderna upp det egna systemet direkt över en telelinje, eller så finns företaget med bland andra leverantörer av varor och tjänster på en slags elektronisk marknadsplats. Posten och Telia erbjuder sådana tjänster.
· Grupprogramvaror som tex Lotus Notes: I Lotus Notes kan information samlas som kan delas med många andra. Ett företag som säljer produkter eller tjänster kan enkelt hålla sina återförsäljare och kunder uppdaterade med prislistor, produktblad, etc. För mottagaren räcker det då med så kallad klientprogramvara som kostar några tusenlappar. För den som ger ut informationen kostar det lite mer att hålla en server, men det är fortfarande överkomligt för ett litet företag. I Lotus Notes finns möjlighet att bygga upp elektroniska blanketter, samla och distribuera information. Notes kan även ta emot ett EDI-meddelanden från EDI-system och distribuera det internt inom företaget.
· World Wide Web, eller med sitt populära namn Internet: Internet utvecklades för amerikanska försvarets kommunikationsbehov och användes sedan av akademiker i början. Men samma Internet har först på 90 talet slagit igenom som ett globalt kommunikationsmedium. Sedan dess har spridningen och kvaliteter på Internet utvecklats avsevärt. Tjänster som E-post, HTML-sidor används idag flitigt av nästan alla företag, såväl stora som små. Säkerheten på nätet har också förbättrats kraftigt de senaste åren. Det går även att använda e-post som transportmetod för att skicka och ta emot EDI-meddelanden mellan två företag. Allt detta gör att Internet blir ett mer och mer populät kommunikations- och handelsverktyg för alltfler företag, framför allt de små och medelstora företagen.
Eftersom Toppledarforums idéer och dess projekt om e-handel huvudsakligen bygger på EDI och dess rationaliseringsförmåga, presenterar vi först EDI och andra begrepp som är kopplade till EDI.
EDI innebär en direkt kommunikation mellan minst två informationssystem efter överenskommelse och enligt förbestämda regler och standardiserade meddelandetyper. All sorts data/filöverföring och informationsutbyte sker i så kallade standardiserade former. Det innebär att de parter som har etablerat ett EDI-nät redan kommit överens om något standardspråk för datautbyte, t ex EDIFACT, så att maskiner kan förstå varandra utan någon översättning. Det betyder i sin tur att ett EDI-meddelande är processbart hos mottagaren, dvs att meddelandet, utan manuella insatser, kan gå direkt in i det mottagande informationssystemet för bearbetning. EDI använder s.k. strukturerad, eller formaliserad information vilket gör att massflöden av t ex inköpsorder och fakturor behandlas snabbare och effektivare.
5.1.2 EDI-tillämpningar
EDI fick även i Sverige sin genomslagskraft först inom bilindustrin, genom att förenkla och effektivisera vissa affärs- och tillverkningsrutiner mellan stora bilföretag å ena sidan och leverantörer å andra sidan. Ökad komplexitet för leveranser och komponentförsörjning fick många bilföretag att tänka på nya metoder under 80-talet. Många bilföretag kände sig tvungna att dra ner kostnaderna genom rationalisering och effektivisering av hela hela tillverknings- och distributionskedja. Toyota var bland de första som tillämpade EDI i sin fulla potential för att minska ledtider genom att bl a avskaffa lager och effektivisera materialhantering. Företaget använde också EDI för att samla data för statistiska metoder i kvalitetskontrollssyfte..
Toyotas tillverkning enligt JIT bygger på idén att synkronisera produktionen med leverantörernas aktiviteter. Företaget byggde ett underleveratörsnätverk som sammankopplade leverantörernas lager med tillverkarens varubeställningsavdelning. Tack vare EDI blev produktionsplanering och styrning (material management) och koordination av leveranskedjan (supply chain) enklare och mindre kostsam för Toyota. Idag är det inte bara biltillverkarna utan även många andra företag i andra branscher, som tex bank, bygg, transport och livsmedel, som använder EDI flitigt för att skicka och ta emot fakturor, beställningar, kvitton mm från/till sina filialer, medlemsorganisationer eller kunder. Men som sagt, bilindustrin representerar idag den mest mogna EDI-användarkategorin jämfört med andra branscher. Därför förknippas EDI med de förändringar inom bil industrin som skedde vid slutet av 70- och 80-talet, och därmed med sådana begrepp som JIT och MRD som tillhör bilindustrin.
Ett annat exempel på framgångsrika EDI-tillämpningar var Amerikanska apoteksbolaget McKesson med sitt EDI-baserade informationssystem Economost på 80-talet . Företaget använde Economost för att effektivisera hela distributionskedjan med sina 22 000 kunder. Kunderna kunde komma in i systemet och få all information om t ex produkter, priser, prisändringar, rabatter osv innan de gjorde sina beställningar. Företaget kunde i sin tur leverera varorna snabbt, färdigsorterade och paketerade med exakta hyllnummer. Beställningsorder, fakturor andra dokument skickades elektroniskt från maskin till maskin. Statistisk information utnyttjades bl a för att tilldela rabatter som baserades på försäljningsvolym.
I Sverige är det tre grupper som använder EDI . De stora användarna av EDI i näringslivet är den storskaliga industrin, dvs bilindustrin och vitvaruindustrin. Den andra gruppen består av den öppna handeln och distributionsindustrin, och det finns en sista grupp EDI-användare där staten är den ena parten, som t ex Tulldataverket. Inom bilbranchen är det Volvo och inom vitvaruindustrin är det Elektrolux som är de största EDI-användarna. Elektrolux har ett projekt som heter Edilux och 40-50 % av antalet transaktioner och 60-70 procent av värdet sker idag via EDI.
Det finns en omfattande litteratur som tar upp den ena eller den andra delen av begreppet EDI och dess tillämpningar i verkliga livet. Gememsamt för alla dessa böcker, artiklar, och undersökningar är att den affärsmässiga nyttan med att införa EDI ligger i att förändra grundläggande affärsprocesser som logistik, inköp, fakturering och reskontra och därmed ge effektiviserings- och rationaliseringsvinster. I litteraturen påpekas därmed att övergången från pappersbaserad till elektronisk kommunikation bara är en liten del av det som EDI kan medföra. EDI kan t ex ge upphov till minskad kapitalbindning i lager, effektivare tullhantering och bättre materialflödeskontroll eller ökade försäljningssiffror. Därför talar man inte om någon slags EDI-vinst, utan om EDI-releterade vinster, ofta av organisatorisk och strukturell karaktär. Det hävdas ofta att rationaliseringsvinster inte beror på EDI-användningen, utan på tillämpning av andra OU-metoder som stöds av EDI. I detta sammnahang nämns ett begrepp allt oftare under de senaste åren: BPR. Den sjunde internationella EDI-konferensen uppmärksammar t ex kopplingen melllan EDI-nytta och BPR och uppmanar organisationer att förändra sig mentalt för stora förändringar först och sedan ändra arbetsprocesser och rutiner tillsammans med befintliga IS för att anpassa sig till EDI.
BPR- Business Process Reengineering
Begreppet BPR eller re-engineering används ofta för att beskriva processförändringar, men definitionerna varierar. Med BPR avses ofta radikala struktur- och process förändringar till skillnad från successiva förändringar och förbättringar inom organisationen på alla nivåer. Reenginering innebär en radikal förändring av affärsprocesser för att uppnå dramatiska förbättringar (dvs>20%). Förbättringar brukar kunna mätas i termer av kostnad, kvalitet, kapital, service eller tid - oftast i en kombination av flera parametrar. Organisationer tillämpar BPR för att avsiktligt förändra sitt tillverkningsssätt, sättet att organisera arbetet och sättet att göra affärer. BPR kan begränsas till en speciell process eller avdelning, eller kan omfatta hela branschen.
BPR uppfattas ofta som rationalisering, vilket innebär att färre antal människor utför samma arbete. Men BPR innebär att färre antal människor utför mer värdeskapande arbete. Med "värdeskapande arbete" menar man sådana aktiviteter som ingår i kärnverksamhet. På samma sätt sammanblandas BPR med kvalitetsutveckling, som innebär succesiva förbättringar och eliminering av bortkastat arbete, vilket i sig även är ett delmål för BPR, men som dessutom syftar till att förändra det värdeskapande arbetet så att det inte behövs lika mycket "icke-värdeskapande arbete". Med icke-värdeskapande arbete avses här sådana aktiviteter som inte ingår i kärnverksamhet.
En del av vinsterna, som kan vara ett resultat av EDI kombinerat med BPR, kan t ex vara:
· Förkortade ledtider som minskar kapitalbindning och ökar kundnyttan genom snabbare leveranser.
· Enklare fakturakontroll som ger snabbare betalning från kund, men kanske också kortare kredittider.
· Sortimentsavstämningar med leverantörer och kunder avslöjar att variantfloran kan anpassas.
Men det är inte självklart att BPR ger ovanstående vinster. Tvärtom kan det resultera i oönskade konsekvenser, speciellt för de företag som inte är vana vid BPR-tillämpningar. H. Kim ochY. Kim påminner oss om att trots ett fåtal lyckade projekt, fick många företag blandat resultat med "allvarliga" problem under sin BPR-implementering. Därför bör BPR i första hand betraktas som ett hög-risk projekt. Eftersom BPR innebär att vända upp och ner på hela organisationen och tillverkningssättet, kan den inte utföras utan aktivt deltagande av alla i organisationen, dvs både ledningen och anställda måste förstå och stödja projektet, vilket inte är en enkel uppgift. Dessutom tycks det inte finnas någon beprövad BPR-metod till dags dato.