Computer Sweden nr 64 1997 i avdelningen Krönika



Projekt faller på att
personalen inte ser nyttan
med lösningen



Användardj....r! Har du som arbetar med att implementera IT-lösningar någonsin tänkt
denna tanke? Om inte är du nog unik. Trots minutiösa förberedelser, noggranna
kravspecar, oändliga revideringar och massvis med användarutbildningar på det färdiga
systemet så går det ändå åt pipan. Hur kunde det gå så snett?
Troligaste svaret är att ni redan från början missat att involvera och motivera alla de
personer som ska jobba med systemet. Det har alltid varit ett stort problem vid driftstart
av traditionella system och kommer att bli ett gigantiskt hinder vid införande av
intranätlösningar.
System för fakturering, produktionsplanering, projektstyrning etc. används av en
begränsad del av ett företags anställda. Dessa har en grundläggande förståelse för
systemets funktioner eftersom de nästan alltid ersatt manuella rutiner. Likaså har de
visst överseende med fel och brister eftersom de trots allt inte kan uträtta sitt arbete
utan att förlita sig på den lösning som byggts.
Personer som ska arbeta i ett intranät lever i en helt annan miljö. Deras arbetssituation
avgörs inte av intranätets vara eller inte vara. De ser inte fördelarna med ett väl
fungerande intranät förrän efter att det har börjat fungera och förändra hur
organisationen fungerar. Det finns ingenting i en kravspec för ett intranät som med
automatik entusiasmerar de anställda. Här måste helt andra grepp till.
En ordentlig intressentanalys måste tas fram. Vem ska göra vad i intranätet? Vilka ska
bidra med information? Hur många affärskritiska funktioner kommer att förändras och
hur påverkas de som arbetar med dessa funktioner? Hur kommer intranätet att ändra de
formella och informella kontaktvägarna?
Utifrån denna analys startar två aktiviteter. Först och främst måste samtliga anställdas
attityd till interaktiva media generellt och intranät i synnerhet förändras. Ofta har de
anställda ingen aning om hur man arbetar med interaktiva media. Vissa förstår vad det är
men tror att multimedia bara är spel och slutligen finns det en minoritet som verkligen
förstår möjligheterna med nya media.
En mer formell aktivitet där anställda inom avdelningar och arbetsgrupper arbetar med
att definiera hur de ska arbete med ett intranät ska också initieras och pågå under hela
utvecklingstiden.
Utan att aktivt arbeta med de attityder personalen har kommer projektet att haverera på
grund av bristande motivation. Och utan att, i en decentraliserad form arbeta med
innehållet i intranätet kommer projektet att fallera på grund av personalen inte ser nyttan
med lösningen. Så satsa ordentligt på att direkt involvera personalen i ett intranätprojekt
om du vill bygga en lösning som verkligen används. Lyckas du så skapar du ett bättre
fungerande företag med nöjdare kunder och med dramatiskt minskade kostnader för den
interna informationshantering.
Kent Edquist
Extern Skribent