Computer Sweden nr 50 1998 i avdelningen Nyheter


Lätt att missa fördelarna med
intranät

Företag som arbetar med verksamhetsutvecklande
intranät måste beakta människa, organisation och
information om de vill att nätet ska ge optimala
effekter, visar en examensuppsats från
Handelshögskolan i Stockholm.

Intranäten blir allt mer integrerade i svenska företags verksamhet, visar en
examensuppats från Handelshögskolan i Stockholm. Företagen går från att
tidigare ha sett intranätet som en anslagstavla till att bland annat använda dem
för att förbättra kundstöd, dela viktig verksamhetsinformation och stöda olika
funktioner.
Författarna har undersökt tre företag, S-E-Banken, Sparbanken (undersökningen
gjordes före sammanslagningen med Föreningsbanken) och Skanska, som
arbetar med olika infallsvinklar för att vidareutveckla sitt intranät. Företagen har
tagit vad författarna kallar "det tredje steget", det vill säga gått från spridning via
ett intranät avsett för inhämtning av information till ett i verksamheten integrerat
intranät för såväl inhämtning som spridning av information i olika former av
verksamhetsstöd. Därmed ligger företagen längst fram i Sverige när det gäller
intranät i Sverige.
- Allt fler svenska företag satsar på intranät som integrerat stöd i verksamheten,
säger Linda Asplund, som tillsammans med Sara Josefsson har skrivit
uppsatsen. Även om företagen är väldigt ambitiösa i sina satsningar så är
området nytt, vilket innebär att företagen tenderar att prioritera vissa aspekter på
bekostnad av andra.
Betonar olika delar
Företagen betonar alltså olika områden där de anser att intranäten är värdefulla.
S-E-Banken arbetar mycket med mänskliga aspekter i sin SEB-web, där det
bland annat handlar om att skapa en gemensam inställning och begreppsapparat
för att underlätta kommunikation och få fler att vilja dela information. Banken
arbetar även med att skapa nischer i intranätet för olika affärsroller. Skanskas
Infoforum är i huvudsak inriktat på att vidarebefordra information på ett effektivt
och lättillgängligt sätt, med bland annat referensdatabaser som gör det möjligt att
återanvända kunskap. Sparbanken har främst inriktat sig på att stöda olika
organisatoriska enheter, däribland kundteam för storföretag. Genom ökad
koordination mellan medarbetarna och en större gemensam
problemlösningsförmåga med utgångspunkt från gemensam kunskapsdelning
skapar man ett mervärde för kunderna.
Mänskligt perspektiv viktigt
Vid sidan av tekniken måste företagen även arbeta med intranätet ur såväl
mänskligt som organisations- och informationsperspektiv. Det förstnämnda
handlar exempelvis om att skapa attityder och utbildning för att se till att nätet
verkligen används på effektivast tänkbara sätt. Risken är att någon av dessa
aspekter försummas.
- När intranätet integreras med verksamheten uppstår en mängd nya frågor och
företagen kan uppleva att det blir för komplicerat att tänka på allt,säger Linda
Asplund. Därmed går potentiella vinster som annars skulle kunnat infriats
förlorade.
Här har de undersökta företagen fortfarande en del att lära av varandra, även om
företagen lyckats bra i stort, framhåller författarna.
Tar inte intranät på allvar
Ytterligare ett problem är att många företag inte tar intranätsatsningar på lika
stort allvar som installationer av stora verksamhetsintegrerade system, som
Sap:s koncerninformationssystem R3. En anledning är att intranät är ganska
tekniskt enkla att skapa.
- Därför leder detta ofta till att intranätsatsningar inte tänks igenom lika
omsorgsfullt, säger Sara Josefsson. De viktiga faktorer som vi har definierat
missas mer eller mindre. Tyvärr går man då miste om en stor del av den oerhörda
potential som intranät har.

Martin Wallström

Intranät utvecklas i tre steg: från ensidig
informationsinsamling via ensidig
informationsspridning till interaktiv användning, där
intranätet stöder olika funktioner i verksamheten.
Många storföretag missar dock att infria intranätens
verkliga potential om de i sina satsningar exempelvis
är alltför teknik- eller informationsfokuserade.