Den 15 februari 2001 beslutade Arbetarsmiljöverket föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessa föreskrifter anger att Arbetsgivaren har en skyldighet att systematisera arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöverkets inspektörer gör regelbundet inspektioner för att kontrollera efterlevnaden. Så långt är väl alla med, men när man skall läsa föreskrifterna och sätta sej in i vad det hela handlar om ger de flesta upp. Det kan vara svårt att förstå vad man praktiskt skall göra och hur det skall dokumenteras.
Systematiskt Arbetsmiljöarbete (SA) är i princip uppbyggt enligt samma principer som Europastandarderna för Kvalitetsledning ISO 9000 och Miljöledning ISO 14000, som väl de flesta känner till. Kanske är det där svårigheten ligger, att SA precis som dessa skall anpassas efter respektive företags storlek och verksamhet. Men det kan också vara en fördel om man tränger in i vad som krävs. För ett litet företag blir också dokumentationen liten och har man en verksamhet med god arbetsmiljö behövs dokumentationen knappt alls. Har företaget däremot en verksamhet med risk för arbetsskada, bör man absolut införa Systematiskt Arbetsmiljöarbete.
Vad behöver då göras? En bra början är att företagsledningen tar fram en arbetsmiljöpolicy och målsättningar för arbetsmiljöarbetet. Organisationen bör tydliggöras och en tydlig delegering av arbetsmiljöansvaret bör finnas. Ledningens ansvar är även att följa upp beslutade åtgärder för arbetsmiljön liksom själva SA systemets funktion. Förutom detta bör det även finnas dokumenterade rutiner för arbetsmiljöarbetet som bör vara tillräckligt konkreta. Det är också bra att ha särskilda instruktioner där behov finns t.ex. för hur man skall hantera och förvara hälsovådliga kemikalier o.s.v.
Sammanställningen av dokumentationen kan med fördel göras i form av en liten manual på liknande vis som för Kvalitets eller Miljöledningssystem enligt ISO 9000 respektive 14000 serien. Det är också bra att ha dokumenthuvud och styrning av de ingående dokumenten. Allt kan sedan sammanställas till praktiska handböcker som innehåller det som behövs för arbetsmiljöarbetet. Idag är det även vanligt att göra ett gemensamt Miljö-arbetsmiljö och kvalitetsledningssystem för hela verksamheten.
När man har kommit över motståndet och satt sej in i vad som behövs så inser man att det här är relativt enkelt att göra . Resultatet kommer även att bli väldigt nyttigt för verksamheten. För det är ju så att i den allt mer hårdnande konkurrensen är det viktigt att ha en välmående personal. När Systematiskt Arbetsmiljöarbete är infört blir det en del i den dagliga verksamheten. Det blir helt enkelt ordning och reda på arbetsmiljön!
När man ändå är igång och arbetar med sitt Arbetsmiljösystem kan man med fördel lägga handboken på data, gärna i ett nätverk och länka dokumenten till varandra. Allt blir på så vis mer lättillgängligt och kräver samtidigt mindre tid för underhåll. En viktig sak att tänka vid själva genomförande av ett arbetsmiljöprojekt är att medarbetarna gärna gör som ledningen gör d.v.s. det som är viktigt för ledningen blir även viktigt för medarbetarna.