Kundfordringar - känner du dina kunder?

Det är viktigt att skaffa sig en bild av kundernas betalningsförmåga. Detta kan man göra genom att söka svaret på frågor som t.ex. vem gör inköpen i kundens företag - är det koncentrerat eller spritt på flera (juniora) personer? Är inköpskvantiteterna synkroniserade med förbrukningen och baseras inköpskvantiteterna på kapitalkostnader och inköpsorderkostnader? Är kapitalkostnaderna för varulager kända? Används en eller flera leverantörer för respektive artikel? Har kunden förhandlat sig till återköpsgaranti hos sina leverantörer? Är det möjligt för kunden att snabbt föra vidare kostnadsökningar till kundpriser? Får kunden debitera förseningskostnader om du missar en leverans? Finns möjlighet till just-in-time-leveranser på ett säkert sätt?

Kundkrediter - 10 tips

  • Säkerställ att kundkrediter får hög prioritet i företaget policy
  • Utarbeta tydliga och lättbegripliga kreditrutiner
  • Utbilda medarbetare och informera kunder
  • Var noga när nya konton öppnas...gör kreditkontroll
  • Fastställ kreditlimiter för varje kund...och håll fast vid dessa
  • Ompröva dessa limiter när dåliga tider närmar sig
  • Håll ett extra öga på de stora kunderna
  • Fakturera alltid utan dröjsmål
  • Överväg dröjsmålsränta på förfallna betalningar
  • Åldersanalysera alla kunder...acceptera inte förfall

    Kundfordringarna ökar - varför?

    När kundfordringarna ökar kan orsaken vara
  • Undermålig kreditkontroll
  • Avsaknad av eller undermåliga inkasseringsrutiner
  • Generösa betalningsvillkor
  • Lång intern faktureringstid
  • Felaktigheter i fakturorna
  • Missnöjda kunder

    Varningssignaler

    Om du vill hålla kundfordringarna på en rimlig nivå måste du kunna tolka varningssignalerna. Exempel på varningssignaler är att kunden ber att få betala senare eller börjar använda odaterade checkar e.dyl. Om kunden vänder sig till alternativa leverantörer för samma varor kan det vara en idikation på betalningssvårigheter. Nya kunder som är ovilliga att samverka i samband med kreditbedömning utgör en varningssignal i sig. När kunden önskar delbetala skall man alltid reagera.

    Inkassering - tips

    Det är nödvändigt att ha en speciell rutin för inkassering av förfallna betalningar. Med stöd av den identifierar man och följer upp sena betalare. Tag extern hjälp om de egna resurserna är knappa. Var inte rädd för att kräva betalning...det är ju dina pengar. Ring nu och nöj dig inte med ett otillfredsställande svar. I kritiska lägen, inkassera det som finns och kom överens om när resterande belopp skall betalas. Det reducerar problemet. När du kräver pengarna, var tuff i sak men hövlig mot den person du har kontakt med. Acceptera inte några ursäkter för utebliven betalning. Ha målet att få pengarna - inga kompromisser.

    Förslag till rutin för förfallna betalningar

    Om kunden är en svag betalare - ring några dagar i förväg och påminn om fakturor som kommer att förfalla inom kort. Vid förfallen betalning, agera så här:

    Steg 1. Ring snarast efter betalningsdatum och påminn om den förfallna fakturan

    Steg 2. Skicka ett påminnelsebrev med hot om dröjsmålsränta (skall finnas som standarddokument) till den som handlägger betalningarna hos kunden med kopia till dennes chef

    Steg 3. Skicka ett skarpare formulerat brev (skall finnas som standarddokument) till samma mottagare och hota med inkasso

    Steg 4. Skicka ett brev (skall finnas som standarddokument) till samma mottagare och med kopia till företagets VD och informera om att ärendet kommer att skickas till inkasso

    Steg 5. Översänd ärendet till inkasso

    Systemstöd för bevakning av kundfordringar

    Mysigma kan tillhandahålla systemstöd för effektiv bevakning och inkassering av kundfordringar.