| Io Varugrupps/Avdelningsanalys visar företagets eller butikens lönsamhet i form av täckningsbidrag och nettovinst per varugrupp/avdelning. |
Kostnaderna specificeras på personal, lokal, lagerränta, utrustning och övriga kostnader med uppdelning på särkostnader som hänför sig till en bestämd varugrupp och samkostnader som belastar de olika varugrupperna enligt en fördelningsnyckel.
Personalkostnaderna fördelas på arbetsmoment, t ex beställning, varumottagning, varuhantering, kassaarbete, administration.
Resultatet visas i diagram och tabeller med angivande av värden i kronor och procent av försäljningen.
Underlag för lönsamhetsåtgärder anges i form av relationen mellan täckningsbidrage och kostnader.
Beräkning av täckningsbidrag och nettovinst enligt Io Varugrupps/Avdelningsanalys visas nedan stegvis med utgångspunkt från företagets underlag avseende helår, säsong, månad.
1. Bokföringsunderlag
Diagram 1 Tabell 1
| Försäljning | 10 000 000 |
| Bokförda kostnader | |
| Varukostnad | 7 674 500 |
| Personal | 1 287 050 |
| Lokal | 368 650 |
| Administration | 330 000 |
| Kalkylerade kostnader | |
| Avskrivningar | 67 200 |
| Lagerränta | 102 200 |
| Nettovinst | 170 400 |
I diagram och tabell 1 anges exemplets grundvärden som beräknats ur företagets bokföring.
2. Försäljning och bruttovinst per varugrupp enligt företagets interna databearbetning
Diagram 2 Tabell 2
| Varugrupp | Försäljning | Br.vinst kr | Br.vinst % |
| 1 | 2 000 000 | 500 000 | 25,0 |
| 2 | 1 800 000 | 450 000 | 25,0 |
| 3 | 1 800 000 | 360 000 | 20,0 |
| 4 | 1 300 000 | 260 000 | 20,0 |
| 5 | 1 000 000 | 250 000 | 25,0 |
| 6 | 500 000 | 150 000 | 30,0 |
| 7 | 500 000 | 110 000 | 22,0 |
| 8 | 450 000 | 90 000 | 20,0 |
| 9 | 350 000 | 80 500 | 23,0 |
| 10 | 300 000 | 75 000 | 25,0 |
| S:a | 10 000 000 | 2 325 500 | 23,3 |
Företaget förutsätts ha ett datasystem som kan fördela försäljning och bruttovinst på varugrupper. Exemplet bygger på en sortimentsindelning i 10 varugrupper. Uppgifterna i tabell 2 erhålls från företagets databearbetning efter justering för svinn och prisreduktioner.
I diagrammen och tabellerna 3 - 4 visas slutresultatet sedan bruttovinsten reducerats för kostnaderna. I tabell 3 ingår enbart särkostnaderna varvid slutresultatet anges i form av bidrag för täckande av samkostnader och nettovinst.
Denna begränsning av kostnadsredovisningen beror på svårigheten att rättvist fördela samkostnaderna på varugrupper. Det kan, om exempelvis försäljningen används som fördelningsbas, uppstå skevheter genom att skicklig säljpersonal drabbas av oproportionella andelar samkostnader.
Av detta skäl används täckningsbidraget som bas för lönsamhetsåtgärder i form av olika effektivitetsmått:
- täckningsbidrag per arbetstimme
- täckningsbidrag per m² exponeringsyta
- täckningsbidrag per lagerkrona
I diagram och tabell 3 visas de olika särkostnaderna jämte täckningsbidraget i procent av försäljningen. Den kompletta rapportredovisningen omfattar även diagram och tabell med krontal.
3. Bruttovinst, särkostnader och täckningsbidrag per varugrupp, procent av försäljningen
Diagram 3 Tabell 3
| Varu- | Brutto- | Personal | Lokal | Avskriv- | Lager- | Täcknings- |
| grupp | vinst | ningar | ränta | bidrag | ||
| 1 | 25,0 | 10,4 | 3,6 | 0,0 | 0,1 | 10,9 |
| 2 | 25,0 | 11,5 | 2,1 | 0,3 | 1,9 | 9,2 |
| 3 | 20,0 | 11,0 | 2,9 | 0,8 | 1,0 | 4,3 |
| 4 | 20,0 | 7,1 | 2,7 | 0,2 | 1,0 | 9,0 |
| 5 | 25,0 | 9,5 | 0,4 | 1,3 | 0,7 | 13,1 |
| 6 | 30,0 | 12,9 | 2,9 | 0,6 | 1,2 | 12,4 |
| 7 | 22,0 | 10,5 | 2,0 | 1,3 | 2,0 | 6,2 |
| 8 | 20,0 | 4,4 | 3,5 | 0,0 | 1,3 | 10,8 |
| 9 | 23,0 | 10,9 | 2,9 | 0,8 | 1,5 | 6,9 |
| 10 | 25,0 | 5,5 | 2,5 | 0,5 | 0,3 | 16,2 |
| S:a | 23,3 | 9,9 | 2,6 | 0,5 | 1,0 | 9,3 |
Effektivitetsmått
| Varu- | Täcknings- | Täcknings- | Täckningsbidrag/ |
| grupp | bidrag/timme | bidrag/m² | 100 lagerkronor |
| 1 | 138 | 922 | 3325 |
| 2 | 104 | 1317 | 197 |
| 3 | 51 | 437 | 128 |
| 4 | 166 | 1024 | 274 |
| 5 | 178 | 10907 | 473 |
| 6 | 125 | 1290 | 340 |
| 7 | 76 | 906 | 131 |
| 8 | 320 | 934 | 286 |
| 9 | 83 | 714 | 173 |
| 10 | 383 | 1946 | 884 |
| S:a | 121 | 1076 | 309 |
I tabell 4 ingår dessutom samkostnaderna fördelade efter olika nycklar varefter återstår periodens nettovinst.
Denna resultatberäkning används bl a för att säkerställa en erforderlig marginal genom adekvat prissättning med det generella målet att varje varugrupp skall täcka sina totala kostnader och ge vinst.
Den kompletta rapportredovisningen omfattar även diagram och tabell med krontal.
4. Bruttovinst, kostnader och nettovinst per varugrupp, procent av försäljningen
Diagram 4 Tabell 4
| Varu- | Brutto- | Personal | Lokal | Avskriv- | Lager- | Admini- | Netto- |
| grupp | vinst | ningar | ränta | stration | vinst | ||
| 1 | 25,0 | 13,3 | 5,1 | 0,1 | 0,1 | 3,3 | 3,1 |
| 2 | 25,0 | 14,5 | 3,0 | 0,5 | 1,9 | 3,3 | 1,9 |
| 3 | 20,0 | 14,0 | 4,2 | 1,0 | 1,0 | 3,3 | -3,4 |
| 4 | 20,0 | 10,0 | 3,8 | 0,4 | 1,0 | 3,3 | 1,5 |
| 5 | 25,0 | 12,5 | 0,5 | 1,5 | 0,7 | 3,3 | 6,5 |
| 6 | 30,0 | 15,9 | 4,1 | 0,8 | 1,2 | 3,3 | 4,7 |
| 7 | 22,0 | 13,5 | 2,9 | 1,5 | 2,0 | 3,3 | -1,2 |
| 8 | 20,0 | 7,4 | 5,0 | 0,2 | 1,3 | 3,3 | 2,8 |
| 9 | 23,0 | 13,9 | 4,1 | 1,0 | 1,5 | 3,3 | -0,8 |
| 10 | 25,0 | 8,5 | 3,6 | 0,7 | 0,3 | 3,3 | 8,7 |
| S:a | 23,3 | 12,9 | 3,7 | 0,7 | 1,0 | 3,3 | 1,7 |
Personalkostnaderna i typexemplet anges endast totalt. Normalt sker en fördelning på arbetsmoment vilka registreras vid tidsstudierna. Dessa resultat visas då i separata diagram och tabeller.
Varugrupp 3 ger ett betydande täckningsbidrag, drygt 75 000, men företagets resurser utnyttjas illa jämfört med övriga varugrupper. Effektivitetsmåtten ligger genomgående lägst. En normal fördelning av samkostnaderna medför ett kraftigt underskott. En allmän översyn bör vidtas med bland annat svinnkontroll.
Varugrupp 5 ges ökat exponeringsutrymme.
Varugrupp 7:s lagerhållning bör minskas, t ex genom fördelade inköpskvantiteter.
Arbetsrutinerna bör ses över inom varugrupperna 3, 7 och 9.
I regel saknar detaljhandelsföretagen en lönsamhetsredovisning som visar olika varugruppers eller avdelningars täckningsbidrag eller nettovinst. Bokföringen anger årets nettovinst men endast på totalnivå. Eventuellt utnyttjar företagen ett datasystem med varugruppsfördelning av försäljning och bruttovinst men då saknas i redovisningen kostnader för personal, lokal, kapital mm.
Io Varugrupps/Avdelningsanalys är en metod som visar täckningsbidrag och nettoresultat per varugrupp eller avdelning under valfri period. Det förutsätter dock att företaget kan ta fram försäljning och bruttovinst per avdelning för den valda perioden, eventuellt också antalet kassaposter.
För varje varugrupp visas kostnaderna med belopp i kronor samt i procent av försäljningen avseende
- Personal
- Lokal
- Lagerränta
- Utrustning
- Samkostnader
- Nettovinst
Kostnaderna delas upp i sär- resp samkostnader varav de förra ger underlag för täckningsbidraget, totalkostnaderna för nettovinsten.
Vidare beräknas effektivitetsmåtten täckningsbidrag per arbetstimme, m² exponeringsyta och lagerränta.
Med denna bas som underlag fattas beslut om ändringar i prissättning, inköpspolicy, hanteringsrutiner, utrymmesdisposition, lagerdimensionering, nyinvesteringar mm.
Personalkostnaderna
Personalinsatsen uppmäts och fördelas genom frekvensstudier avseende en kortare period, 1 à 2 veckor. Eventuellt sker komplettering medelst klockstudier för djupare punktanalyser. Den observerade arbetstiden fördelas utom på varugrupper även på arbetsmoment, t ex beställning, varumottagning, varupåfyllning, varuvård, kundkontakt, betalning, administration, väntetid.
Fördelningen appliceras på den totala personalkostnaden.
Noteringarna i frekvens- och klockstudier sker i Io:s datastyrda underlag.
Lokalkostnaderna fördelas på varugrupper enligt Io:s automatiserade datasystem.
Lagerräntan beräknas på grundval av inventeringar (omsättningshastighet).
Övriga kostnader baseras på bokförda uppgifter fördelade direkt på varugrupper eller efter lämplig fördelningsnyckel.
Samtliga kostnader anpassas till de relevanta intäkterna.
Kostnaden för att genomföra en undersökning av ovanstående slag varierar efter företagets ytstorlek, öppethållande, uppgiftsunderlagets konstruktion mm. Den hålls dock nere genom vår datoriserade bearbetning av utförda observationer och mätningar. Begär förslag!
Vid en påföljande studie, t ex en annan filialbutik med liknande sortiment och arbetsrutiner eller samma butik under ny tidsperiod, minskar kostnaden betydligt genom applicering av tidigare mätresultat på de nya företagsvärdena beträffande försäljning, bruttovinst och kostnader.
För ytterligare information skicka e-post eller ring 08 - 84 80 12.
Konsultfirman John Engelbrekt
Rosenlundsgatan 14, 118 53 STOCKHOLM