BESKRIVNING AV

VÄGLEDNINGSMATERIAL

från

EKONOMIBYRÅN I LANDSBRO AB

Huvudsyftet med ett projekt inom EU:s Mål 4 är kompetensutveckling. EU ställer som krav att samtliga anställda ska vara delaktiga i projektet. Med detta som utgångspunkt föreslår vi följande arbetsgång:

STEG 1: ANALYSFASEN

A. Fastställandet av nuläget.

Personalen och ledningen analyserar tillsammans nedanstående rubriker och därmed fastställes den gemensamma synen på nuläget. Repr från Ekonomibyrån agerar ordförande och sekreterare. Vi antecknar på blädderblock framförda synpunkter utan någon direkt prövning. Detta för att deltagarna skall ”släppa loss” och inte känna sig hämmade att framföra sina åsikter.

Blädderblocksbladen fästs upp på väggarna så att de kan beskådas och ev kompletteras i ett senare skede. Det är värdefullt att tillsammans konstatera var vi står idag. Dels skapar vi den så värdefulla delaktigheten, dels kommer det redan i detta skede vanligtvis fram förslag till förändringar eller åtgärder. I regel kan detta ta en dag i anspråk och lämpligt kan vara att göra ett avbrott på några veckor för att deltagarna ska kunna ”smälta” nuläget och börja fundera på hur de vill att framtiden ska se ut. Ekonomibyrån AB sammanställer vad som framkommit och skickar omgående till deltagarna.

I slutet av mötet planerar vi för nästa genom att dela ut s k visionsdelsansvar. Alla får till uppgift att ta fram synpunkter på tänkbara förändringar av nuläget för att - förslagsvis år 2000 - uppnå ett önskat ”tillstånd” för företaget och de anställda. Funderingarna struktureras i enlighet med ovanstående delar i nuläget och var och en får alltså ansvaret för att samla in synpunkter för en eller flera visionsdelar. Vi slopar Svaga sidor (förhoppningsvis har vi ingen vision i denna del) samt Hot och möjligheter. Ny del blir Nya arbetssätt. Givetvis tar vi upp till diskussion om det kan vara lämpligt att lägga till eller dra ifrån delar av såväl Nulägesanalysen som Visionsanalysen.

Exempel på funderingar:

Förändra affärsidén? Är vår nuvarande organisation tillräckligt effektiv? Ska utrustningen förbättras? Nya nätverk? Kundbearbetning? Nya produkter/tjänster? Nya arbetssätt? Samma lokaler? Ekonomiska målsättningar vid vissa tidpunkter? Hur hantera konkurrentsituationen? Hur blir vi unika inom vår bransch? Nya leverantörer?

Insamlade och egna synpunkter inom varje visionsdel skickas till Ekonomibyrån, som sammanfattar till ett dokument som kopieras till varje deltagare för studium. En framförd idé kan nu medföra att någon annan kommer med en kompletterande idé som kan behandlas vid möte 2.

B. Åtgärdsplan för att nå gemensamt skapade mål

Under andra mötet (tar i regel minst en dag i anspråk) diskuterar vi tillsammans synpunkt för synpunkt och beslutar om det kan vara något att satsa på. Diskussionen kan sluta på tre sätt:

I de båda första fallen fyller vi i ett blädderblocksblad med nedanstående utseende

BESLUTADE ÅTGÄRDER/UTREDNINGAR/KURSER

Målsättningen är att ansvaret för vad som ska genomföras fördelas så jämt som möjligt mellan samtliga. Givetvis förutsättes att företagsledningen accepterar kostnaden.

I det sista fallet hoppas vi att förslagsställaren ”köper” argumenten mot förslaget och så går vi vidare.

Ekonomibyrån sammanställer ett protokoll över vad som beslutats och ordnar kopiering till samtliga för uppföljning av att tilldelade uppgifter genomförs.

C. Handlingsplan med delmål

Huvudsyftet med projektet är att öka kompetensen i företaget. I handlingsplanen ska bl a finnas ett individuellt kompetensutvecklingsprogram, som kommer att upprättas med ledning av de fattade besluten som avser interna och externa kurser.

Ekonomibyrån tillhandahåller beräkningsunderlag för externa och interna kurser samt för personalens nedlagda tid i projektet.

Vanligtvis fattas ett flertal beslut som inte direkt har med kompetensutveckling att göra. Detta är en konsekvens av delaktighetsprocessen som vi får på köpet.

VÄXTKRAFT-genomgångens Steg 1 sammanställas med Handlingsplan och vi ställer givetvis våra tjänster till förfogande när det gäller upprättandet av denna.

STEG 2: GENOMFÖRANDEFASEN

Här kommer vi alltså in i nästa steg i kompentensutvecklingen, nämligen genomförandet av beslutade interna och externa utbildningar enligt den plan som upprättades i Steg 1. I detta läge är det lätt att projektet stannar upp och blir en ”skrivbordsprodukt” med motiveringen att ”vi har så mycket att göra just nu”.

För att undvika detta föreslår vi ett fortsatt samarbete genom ytterligare Delaktighetsmöten med jämna mellanrum (med samma upplägg som mötena i Steg 1), där uppföljning sker och där nya förslag till åtgärder för företagets och de anställdas utveckling diskuteras. Enligt EU:s Programkontor är även kostnaderna för denna typ av aktiviteter bidragsberättigade.