I dag borde egentligen alla företag ha en väl fungerande intern information med tanke på ovan nämnda ypperliga verktyg för att underlätta kommunikationen, även inom stora globala företag. Så är väl kanske inte riktigt fallet är i verkligheten, men jag kan här peka på några faktorer som visar hur och när man skall använda sig av ett intranät:

Karaktären på ett företags interninformationen varierar självklart från företag till företag, men i grova drag skulle vi kunna göra följande uppdelning:

   Arbetsinformation - dagligdags/rullande
    Ledningsgruppsinfo - mål/strategier - kvartalsvis eller dyl.
    Personalinformation - månads-/veckovis
    Verksamhetsmål - årsvis
    Akut information - vid förändringar

Om vi ponerar att ovan uppdelning är relativt komplett skulle följande informationsmodell kunna tillämpas:

Arbetet kommuniceras dagligen och på veckomöten eller dylikt på respektive avdelning. Här finns inget egentligt behov av att ha en intranätlösning, men i ett större företag bör allt från personalinfo till de övergripande målen finnas på ett intranät. Självklart gäller det i vissa fall att även muntligt kommunicera ut sitt budskap.

Att tillhandahålla information på ett välstrukturerat intranät underlättar informationssökningen för alla medarbetare, men ställer även krav på den anställde att aktivt söka information. Inget skedmatande här inte, vilket är bra. Ingen kan säga att man dränks i papper från olika håll, utan här gäller det att själv agera och vilja veta. Informationsavdelningens uppgift är att se till att all information finns i intranätet på ett lättnavigerat sätt.

Företagskänsliga uppgifter hör inte hemma på ett intranät, inte heller den typen av organisationsförändringar som påverkar människor personligen. Vissa saker skall och kan endast kommuniceras muntligt. Detta gäller större verksamhetsförändringar med undantaget att här kan viss information läggas ut i efterhand för att åskådliggöra en förändring  eller som efterhandsinformation till dem som inte var fysiskt närvarande vid något möte.

Intranät är ett bra verktyg inom alla företag, men dess betydelse ökar ju större företaget blir. Inget mer faxande av uppgifter, papper som fastnar, linjer som är upptagna med mera. Kanske kan man sända 'live' från något stort morgonmöte på huvudkontoret i Stockholm till de lokala filialerna i Peking och Bombay? Något för Kamprad att ta till sig..?