Uppdatera internhandboken

På denna sida finner du information om hur du uppdaterar internhandboken.

Lägg in ny information

Kortfattat gör du så här för att lägga in ny information.

Överför informationen till html-format.
Välj vilken katalog html-filen ska ligga i. Kopiera in din fil och tillhörande bilder.
Lägg in en länk i det ämnesrubrik- eller delämnesrubrikdokument där informationen passar in.
Uppdatera innehållsförteckningen.

Givetvis är det fler saker du ska tänka på när du lägger in ny information. Din html-fil ska följa en viss standard för att sidorna i internhandboken ska ha en enhetlig stil. Läs vidare om du vill veta hur du ska göra.

Html-kodad information

För att lägga till information i internhandboken måste informationen vara html-kodad. Om du har en vanlig text i t.ex. Word måste du alltså konvertera texten till html. Tidigare har det behövts kunskaper i html-programmering för att skapa html-dokument, men i och med att det kommer bättre och mer användarvänliga html-editorer blir det allt lättare. Det program som jag har använt för att skapa internhandboken heter Frontpage 97 och är ett bra exempel på en lättanvänd html-editor.

Malldokument

Jag har gjort ett malldokument där marginaler, rubriker och underrubriker redan är definierade. Detta malldokument bör du använda när du lägger in nya html-dokument för att bibehålla det enhetliga utseendet på internhandbokens sidor.

Malldokumentets uppbyggnad

Till att börja med ligger all text i en html-tabell som har en fast bredd på 380 pixlar. Tabellen är till för att textraderna inte ska bli för långa och för svåra att följa med ögat. Om du behöver bredare textspalter, t.ex. för att ditt dokument ska få plats på en A4-sida, ändrar du bredden till 480 pixlar. Bredare än så är inte att rekommendera för vanlig brödtext.

På tabellens vänstra sida finns ett indrag som gör att det alltid är en marginal mellan handbokens innehållsförteckning och texten i tabellen.

Sidans rubrik ska vara formaterat med html-taggen H2 (Header 2) och ha typsnittet Helvetica eller Arial.

Underrubrikerna ska ha samma typsnitt som brödtexten, d.v.s. vanligtvis Times, men även bära html-taggen H3. Behöver du ytterligare underrubriker änvänder du H4 och H5.

Katalogstrukturen

Internhandbokens filer är sorterade på ett speciellt sätt. Det finns två huvudkataloger. Den första heter internhandboken_html och innehåller alla filer som bygger upp internhandbokens skal: ramdokumentet, knappanelen, återkommande bilder etc.

Den andra katalogen heter innehall och innehåller inte som namnet tyder en innehall utan internhandbokens innehåll. Åäö och stora bokstäver får inte förekomma i filnamnen, så det är bara att kapa prickar, ringar och göra om versalerna till små bokstäver. Men det är alltså i denna katalog du ska lägga in dina html-filer. Här kommer ett exempel som visar hur strukturen på innehållskatalogen ska vara.

Ur bilden kan vi läsa att innehållskatalogen innehåller ett ämne som heter administration. Administrationskatalogen innehåller i sin tur en katalog som heter ansvarsfördelning som är ett delämne av administration. Givetvis kan du lägga in många fler delämnen under ett ämne. Dessutom kan varje delämne i sig själv innehålla ytterligare delämnen.

På bilden ser du att administrationskatalogen innehåller två delämnen - ansvarsfördelning och info_om_anställda. Den senare innhåller i sin tur två andra delämnen - adresser och fodelsedagar. Genom att skapa en delämneskatalog som innehåller andra delämneskataloger kan du teoretiskt sett skapa en oändligt djup katalogstruktur. Men det är klart, då får du klicka i en oändlighet för att hitta informationen. Därför är det bättre om du gör om ett delämne till ett helt eget ämne om det blir för mastiga strukturer. Huruvida det är mastigt eller ej är helt upp till dej själv att avgöra.

Rubrikdokumenten

För att göra det enkelt att navigera i internhandboken är det nödvändigt att ha ämnesrubrikdokument och delämnesrubrikdokument. Varje ämne ska ha sitt eget rubrikdokumnet som ska vara placerat i den ämneskatalog de tillhör. Om vi tar samma exempel som ovan skulle det se ut så här.

Här ser vi att html-filen administration.htm i administrationskatalogen är ett ämnesrubrikdokument som har länkar till underliggande dokument. I detta fall är de underliggande ansvarsfördelning och delämnesrubrikdokumenet info_om_anstallda.htm. Det sistnämnda innehåller i sig själv länkar till de underliggande dokumenten våra_adresser.htm och fodelsedagar.htm.

Pdf och andra filer

Om du vill länka in en fil till ditt dokument lägger du filen i samma katalog som html-dokumentet. Är du konsekvent med att lägga filerna i samma katalog som de html-dokument de hör till vet du alltid var du har dem.

I det är fallet är ansvarfordelning.pdf en fil som är länkad till dokumentet ansvarsfordelning.htm. Själva pdf-dokumentet innehåller ofta den viktiga informationen. Varför då inte länka pdf-filen direkt från innehållsförteckningen? Jo, därför att det inte är alla användare av internhandboken som kan läsa pdf-dokument. Ta därför det som en regel att alltid skapa ett html-dokument som kortfattat beskriver innehållet i filen.

Originalkatalogen

Om du misstänker att din information behöver uppdateras i framtiden bör du skapa en originalkatalog där du kopierar in t.ex. bilder, råtext och allt annat du har använt på din sida. Då behöver den som ska uppdatera informationen inte gå längre än till originalkatalogen för att finna de filer som behöver modifieras.

På bilden ovan kan vi se att originalfilen till ansvarsfördelning.pdf ligger i originalkatalogen. Om pdf-filen behöver uppdateras är det bara att göra ändringarna i originalfilen och sedan skapa en ny pdf-fil.

Innehållsförteckningen

Om du har tagit bort eller lagt till sidor i internhandboken måste du uppdatera innehållsförteckningen. Gör du inte detta kommer innehållsföteckningen snabbt bli en röra av länkar som inte leder någonstans. Eller så kommer internhandboken innehålla en massa information som inte användarna kan hitta till.

Innehållsförteckningen består av två olika html-dokument - innehall.htm och innehall_bordning.htm. Båda filerna ligger i katalogen innehall.

Det första dokumentet, innehall.htm, innehåller ämnessorterad information och har endast länkar till ämnesrubrikdokument.

Det andra dokumentet, innehall_bordning.htm, innehåller alla ämnesrubrik- och delämnesrubrikdokument sorterade i bokstavsordning. Givetvis ska alla enskilda sidor också var med på denna sida.

Uppdatera innehållsförteckningen

När du kopierat in dina filer i internhandbokens katalogstruktur börjar du med att öppna katalogens ämnesrubrikdokument. Lägg till en länk till det nya dokumentet. Kom ihåg att du alltid måste välja TARGET="stora_rutan" för att ditt dokument ska visas i rätt ram.

Om du har skapat en helt ny ämnesrubrik öppnar du innehall.htm i din html-editor och lägger till en länkt. Observera att även ämnesrubrikerna är sorterade i bokstavsordning.

Öppna sedan innehall_bordning.htm. Välj det ord som du tror att användarna tittar efter om de ska hitta din information. Här är ett exempel:

Jag har ett dokument som handlar om hur man går tillväga för att skicka ett bud. Dokumentet har rubriken "Så skickar du bud". Det är inte särskillt troligt att något som vill vet hur man skickar bud tittar under bokstaven "S" som i "Så skickar du...". Det är däremot mer troligt att användaren söker under boklstaven "B" som i "bud". Därför lägger jag en länkt till mitt buddokument under bokstaven "B" med rubriken "bud, Så skickar du".

Namnge alltså alltid dina länkar i innehall_bordning.htm enligt principen "sökord, resten av dokumentrubriken". Det kan dock tänkas att du kan välja något annat sökord än det mest självklara om det redan finns en länk till ett ämnesrubrikdokument som innehåller en länk till din sida. Då hittar användaren ändå informationen. Men kort sagt är helt upp till ditt förnuft att finna det ord som passar bäst som sökord.

Du kanske tycker att det skulle räcka med att skriva in sökordet i innehållsförteckningen, men om du eller någon annan ska ta bort en länk till ett specifikt dokument, så är det mycket lättare hitta rätt länk om hela rubriknamnet står utskrivet.