Informationsförmedling

Det finns flera typer av beskrivningar om hur en informationsförmedlingsprocess fungerar. En modell av en informationsförmedlingsprocess sätter förmedlaren i mitten med informationen på den ena sidan och klienten på den andra. Mellan klienten och förmedlaren finns en dialog där förmedlaren försöker ta reda på vad klienten är ute efter och klienten försöker förklara sitt ärende. Allt eftersom förmedlaren vet vad han skall söka efter så inhämtar han information, bearbetar och levererar till klienten.

Både förmedlare och klient kan vara den aktiva och uppsökande parten, en dörrförsäljare fungerar som en uppsökande informationsförmedlare medan en bibliotekskund som frågar bibliotekarien om något är en uppsökande klient.

I dialogen mellan förmedlare och klient torde det alltid vara förmedlaren som tar det första initiativet, den uppsökande dörrförsäljaren är ett klart exempel. Även i ett bibliotek så är biblioteket så som institution initiativtagare till dialogen, som institution erbjuder ett bibliotek tjänster till klienter. I och med etablering som förmedlare så har förmedlaren gjort en förfrågan efter klienter.

Val av förmedlare

När en klient är i behov av information så söker han upp en typ av informationsförmedlare. Uppsökandet kan vara direkt i form av uppslagsböcker eller genom Internetsökningar och dylikt. Det kan även vara indirekt där det finns en människa som fungerar som förmedlare så som bibliotekarie. I fortsättningen kommer inriktningen vara på denna mänskliga form av förmedlare.

En praktiserande förmedlare måste synas, en förmedlare är beroende av att andra känner till och söker upp honom/henne. En turist som inte vet vägen frågar en som ser ut att vara från stan, klienten går efter det som ser ut att vara en fungerande källa eller möjlig förmedlare av information. Genom att se ut att vara från lokalbefolkningen har förmedlaren, kanske omedvetet, gjort reklam för sig som en fungerande förmedlare.

Genom ett specifikt val av förmedlare väljer även klienten vilken typ av information som han vill komma åt.

Valet av förmedlare styr vilken typ av svar klienten får och även vilka verktyg som används för att komma fram till svaret. Genom att söka efter professionella förmedlare kan klienten få mer exakta och korrekta uppgifter. Sålunda kan en professionell förmedlare ta betalt för kvalitet och bearbetning, om däremot klienten inte har så höga krav på svaren han söker kanske det räcker att fråga första bästa som dyker upp på gatan.

Det är inte alltid en informationsförmedlare sitter på informationen i första hand, och då fungerar som källa, utan förmedlaren kan vara beroende av olika verktyg för att kunna leverera det som klienten efterfrågar. Verktygen kan variera från förmedlare till förmedlare. En bibliotekarie kan använda sig av de kartoteksregister eller databaser som biblioteket har tillgång till.

Ju mer klienten tar reda på om olika förmedlare desto mer kan han, genom val av förmedlare, styra de svar han är ute efter. Det är genom att ta reda på dessa verktyg och kunskaper som klienten kan få en uppfattning om vilken inriktning de svar han begär kommer att få. Klienten förklarar sin frågeställning för förmedlaren och ber därmed förmedlaren om dennes subjektiva bedömning om vad som kan vara intressant för klienten.

I och med datorns intåg har den klassiska förmedlaren såsom en bibliotekarie fått en mindre betydelse. Från början var databaserna och datoriserade sökningar endast förbehållna bibliotekarien men allteftersom sökprogram har blivit lättare och datorerna billigare så kan nu vilken klient som helst använda sig av bibliotekets datorer för sökningar. Förmedlarens verktyg har blivit direkt tillgängliga för klienten. När det går lika lätt att sätta sig vid en dator och skriva in sitt sökord som att stå i kö och fråga bibliotekarien så väljer många datorn.

Begränsningen som en dator har jämfört med en personlig kontakt är att den behöver mer specificerade frågeställningar. Det är emellertid bara en tidsfråga innan sökmaskiner är så kraftiga att det går att med relativt vaga frågeföreställningar få fram de svar som klienten söker. En tydlig utveckling av sökverktygen kan man se på Internet, där sökmaskinerna har utvecklats så att det numera går att från en bred sökning skärma av söksvaren mot frågor om de områden som är specifikt intressant (ex. Altavistas Live topics). Den dialog som uppstår mellan klienten och bibliotekarien i en traditionell informationsförmedling är dock svår att föra över till en terminal och skärm. Bibliotekariens roll som förmedlare kommer inte att försvinna men den kommer att minskas ytterligare.

Det finns skillnader i vilka typer av frågor en bibliotekarie respektive en dator kan svara effektivast på. En indelning av förmedlingsuppgifterna kommer att ske i hög grad där bibliotekarien fortfarande kommer att ta hand om de diffusare frågeställningarna då klienten endast vet vagt vad det är han är ute efter. De datoriserade sökningarna kommer att användas när frågorna eller svaren kan vara mer precisa. Som exempel på frågor som i större utsträckning borde kunna tas över av datorbaserade informationsjänster kan nämnas statistikuppgifter och sammanställningar av olika slag.

Dialogen mellan förmedlaren och klienten

Som en professionell förmedlare måste en bibliotekarie vara medveten om den service klienten väntar sig att få. En klient kommer till ett bibliotek för att få svar på de frågeställningar och funderingar han har. Dessa frågor behöver egentligen inte vara färdigformulerade utan klienten har ett område som denne intresserar sig för och förväntar sig att förmedlaren kommer att kunna hjälpa till att nå en slutformulering och svar.

För att komma fram till en slutformulering måste förmedlaren veta vilken information som han har tillgång till och hur man kan göra denna information hanterlig. Förmedlaren måste då genom frågor och motfrågor ta reda på vad klienten egentligen är ute efter och även hur klienten vill ha informationen presenterad. När frågeställningarna är klarlagda kan det fortfarande finnas olika sätt att inhämta informationen på. Förmedlaren får med hänsyn till tidigare erfarenheter och kunskaper om klienten välja vilket sätt som förmedlaren tror passar klienten bäst. Det som kan spela in i val av inhämtningsmetod är:

-Tillgång av tid

-Hur utförlig informationen skall vara vid presentationen

-Vad får det kosta

-Hur prioriterad klienten är

Tiden kan vara av vikt både för klient och förmedlare. Klienten kan betala för att få viss information snabbt och förmedlaren har kanske andra uppgifter som tar tid i anspråk.

Vad det gäller utförlighet så är det inte säkert att en klient vill ha precis allt som går att få tag på i intresseområdet.

I vissa fall av informationsförmedling så tar förmedlaren ut en avgift för att vidarebefordra den information som han sitter på, ett exempel är Nummerupplysningen, och beroende på intresset hos klienten avgörs mängd och kvalitet på informationen.

I exempelvis ett bibliotek kan de vara så att det är lång kö framför informationsdisken och bibliotekarien kan då kanske inte besvara så utförligt och detaljerat som annars vore möjligt. Hänsyn måste tas till de andra biblioteksbesökarna.

Med hänsyn till dessa parametrar avgör förmedlaren vilket av sina verktyg som han kommer att använda sig av för att bearbeta och förmedla informationen till klienten. Klienten i sin tur avgör kvalitet och omfattning genom att välja en viss förmedlare och vilket pris han vill betala.