Modus IV är en PC­baserad talsvarsdator. Systemet fungerar som röstbrevlåda, automatisk svarsoperatör och kan både lämna och ta emot röst­ och faxinformation.

Allt som krävs för att utnyttja dessa tjänster är en knapptelefon med tonval. Modus IV är moduluppbyggt vilket ger systemet stor flexibilitet. Kapaciteten i systemet är stor, maximalt kan 32 samtidiga samtal behandlas. Upp till 70 timmars inspelningstid kan fördelas på 2500 brevlådor.

Automatisk svarsoperatör

Datorn ger alltid svar på första signalen, och kan ge individuella svar för upp till fyra avdelningar. Den avlastar telefonistfunktionen från ständigt återkommande frågor och hänvisningar. Den automatiska svarsfunktionen svarar och ger den uppringande möjlighet att välja t ex en avdelning, anknytningsnummer eller telefonist. Systemet kopplar sedan samtalet vidare enligt önskat val. Vid upptaget eller vid uteblivet svar kan samtalet kopplas tillbaka för nytt val, telefonist eller till den söktes röstbrevlåda.

Röstbrevlåda

En röstbrevlåda kan närmast liknas med en personlig telefonsvarare. Den är alltid beredd att ta emot ett meddelande och lämnar inga samtal obesvarade. Röstbrevlådan svarar med din personliga hälsning och tar sedan emot och spelar in meddelandet. Systemet meddelar sedan innehavaren av röstbrevlådan via telefonsystemet eller via personsökare att ett meddelande finns in brevlådan. Avlyssning kan ske både internt inom företaget eller t ex hemifrån. Vid avlyssning ger datorn tidsangivelser när meddelandet var mottaget och antalet meddelanden som finns lagrade. Avlyssnade meddelanden kan sparas och om man så önskar distribueras till en eller flera brevlådor inom företaget. Samtliga brevlådor skyddas från obehörig avlyssning genom säkerhetskoder.

Röstsvar

Röstsvar avlastar telefonister och andra inom företaget med att svara på enklare frågor som gäller rutinsaker, som t ex öppettider, beställning av datablad och hänvisningar. Röstsvar fungerar både som en ren informationsrådgivare och som en interaktiv källa med möjlighet att samla in svar på ställda frågor.

Faxfunktioner

Systemet har även möjlighet att både sända och ta emot faxmeddelanden, mottagna dokument kan distribueras inom företaget till personliga faxbrevlådor. Lagrade dokument kan även beställas ur systemet och skickas till en bestämd faxmaskin. Ett vanligt användningsområde är mäklarverksamhet där ritningar på objekt kan beställas, beställning av informationblad och prislistor är andra användningsområden.

Systemfunktioner och kapacitet

• Kontinuerlig tvåveckors statistik för all röst­ och faxbehandling i systemet.
• Säkerhetsskydd i form av säkerhetskoder för spärrning av obehörig avlyssning.
• Flerspråkig, systemet kan använda två språk samtidigt.
• Upp till 4 olika avdelningar kan dela på ett system, med individuella meddelanden och hälsningar.
• Valfritt om extern eller intern påminnelse önskas när ett meddelande finns lagrat.
• Anslutningsmöjlighet till personsökarsystem.
• 19 grupper för distribution av meddelanden inom företaget.
• 99 kortnummer och identifikationsnummer för sändning och mottagning av fax.
• PABX protokoll via tonval eller RS 232.
• 2 till 32 portar.
• Upp till 2500 brevlådor.
• Maximal inspelningstid 70 timmar.