För att återgå till föregående sida - klicka på vänsterpilen nedan !
Rescension av Arkiv Pro i tidskriften PC&Mac Magazine nr 1 1996
Arkiv Pro
Ordning och reda på dokument behöver inte innebära komplicerade system.
DobyTec System AB i Malmö har en väldigt enkel
lösning på detta eviga problem.
Vem har inte någon gång förbannat sig över att
man vet att man har en viss sak, dokument, artikel etc, men inte kan
hitta den/det när så behövs? Förmodligen de
flesta. Information av olika slag på skrivbordet, i pärmar
och hyllor tenderar ju alltid att svälla till okontrollerbar
storlek. Hur löser man då detta problem? Tankar om det
papperslösa kontoret har ju dykt upp, men det är väl
egentligen ingen som på allvar tror på det.
Lösningen ligger betydligt närmare, i alla fall om man
får tro DobyTec System AB.
Program, vagn och lådor
Arkiv Pro, som systemet heter, är persondatorbaserat
(även Mac) och avsett för att hantera, förvara och
söka efter allehanda dokument. En hjälpreda för att
hålla skrivbordet rent, alltså. Systemet är i
första hand avsett som ett verktyg för den personliga
dokumenthanteringen, men kan även användas i ett
nätverk med gemensamt dokumentarkiv.
Vad består då systemet av? Först och främst
ingår en applikation som är utvecklad i, och därmed
också körs i, databasprogrammet Claris FileMaker Pro. Det
krävs emellertid inte att användaren har det
fullvärdiga programmet, eftersom det medföljer en s k
runtime-modul.
Dessutom ingår en specialframtagen vagn på
aluminiumställning och ett antal papplådor inklusive lock
från IKEA (kallade moduler). En papplåda placeras i
vagnen, som man själv smäller ihop med ett par
välriktade slag. För att inte skada konstruktionen eller
ytan medföljer faktiskt också en träkloss. I varje
modul placeras sedan fem tidskriftssamlare (kallas här
dokumentsamlare), ursprungligen också från IKEA. Tryck
dit några av de förnumrerade etiketterna på
lådan och du har hela ditt arkivsystem klart. Sedan är det
bara att börja arkivera.
Omfattande men enkla sökfunktioner
Programmet startas och du möts av det speciella
inmatningsfönstret. Det består främst av några
stora snabbvalsikoner i den s k kommandopanelen,
inmatningsfönster och en mängd olika sökfunktioner.
Designen gör det tämligen lättarbetat, även om
man inte är van vid FileMaker Pro. Registreringen görs
genom att man trycker på ikonen Nytt dokument, klistrar
på en liten lapp med aktuellt dokumentnummer, ger eventuellt
materialet en dokumenttitel, skapar en kategori om det inte redan
finns en, samt lägger in ett obegränsat antal lämpliga
sökord.
Det finns också möjligheter att ge egna kommentarer till
varje dokument. Stoppa sedan ner dokumentet i modulen som du
förslagsvis har bredvid dig. Arkiveringen är klar.
Förutom nämnda inmatningar lägger programmet
automatiskt in bl a olika datum och vilken som arkiverat eller
ändrat i arkiveringen.
Att sedan hitta de arkiverade dokumenten bör inte vara
några problem. Sökmöjlighetena är omfattande.
Det går att söka på ett eller flera ord, delar av
ord, datum, kategorier, titlar och kommentarer, eller olika index
eller listor. Naturligtvis hittar man även en rad andra
funktioner för att uppdatera och underhålla det befintliga
arkivet.
När sedan en arkivlåda är full lägger man bara
på locket, ställer undan den och trycker i nästa
modul i vagnen.
Ingen tid
Installation av program, ihopsättning av vagn och de sk
modulena tar inte mer en ett par minuter. Det är alltså
inte frågan om några långa uppstarts- eller
inköringstider. Nog så viktigt med lösningar av det
här slaget. Systemet kan kanske tyckas nästan för
enkelt, men det är förmodligen det som är det geniala
i konstruktionen. Det märks också att "uppfinnaren" har
tänkt på de små detaljerna, såsom
träkloss och fästkuddar för upphängning av den
lilla påsen med dokumentetikettema.
Arkiv Pro kan säkerligen vara lösningen på
mångas problem att hitta "det där dokumentet" när man
verkligen behöver det, eller kanske inte minst få undan
lite av allt det material som normalt omger en på
arbetsplatsen.
Priset för programvara, tre moduler, 15 dokumentsamlare, en vagn och support ligger på 3 500 kronor exkl. moms men inkl frakt.
Av Peter Hedenfalk
För att återgå till föregående sida - klicka på vänsterpilen nedan !
Arkiv Pro är utvecklat och säljs av:
|
DobyTec System AB |
Telefon: |
040 - 21 66 77 |
|
Industrigatan 39 |
Telefax: |
040 - 21 66 77 |
|
212 28 Malmö |
Epost: |
